Effizientes Aufgabenmanagement mit Outlook Aufgaben
Einleitung
Die Verwaltung der eigenen Aufgaben als ein Teil des Zeitmanagements stellt eine zentrale Herausforderung aller Arbeitnehmer:innen dar. Je nach Rolle sind die individuellen Herausforderungen dahingehend anders gelagert, aber alle haben gemein, dass sie all ihre Aufgaben unter einen Hut bringen und sinnvoll abarbeiten müssen. Diesem Thema möchte ich mich in diesem Beitrag annehmen. Ich beschränke mich hier auf eigene Aufgaben und nicht auf die Aufgabenverwaltung im Team oder Projekt.
Motivation
Als Projektleitung bin ich tagtäglich mit der Organisation von Projekten beschäftigt. Darunter fallen u.a. nachfolgende Tätigkeiten wie:
- Aufnehmen und Diskutieren von Anforderungen
- Erstellen von Arbeitspaketen und Zeitplänen
- Koordinieren von Aufgaben
- Dokumentation und Protokollerstellung von Meetings
- Berichten des Projektfortschritts
Damit ich nichts vergesse, ist das Dokumentieren meiner Aufgaben ein essenzieller Schritt. Im Laufe der Zeit habe ich zig verschiedene Tools ausprobiert, um die Verwaltung meiner Aufgaben bestmöglich zu bewerkstelligen. Dabei war ich oft unzufrieden, da entweder die Tools nicht zur Arbeit im Projektalltag oder zu meiner Arbeitsweise gepasst haben. Das Resultat war ein unbefriedigendes Aufgabenmanagement.
Die Erfahrungen, die ich auf dem Weg gesammelt habe und wie ich heute mein Zeit- und Aufgabenmanagement umsetze, möchte ich dir im Folgenden präsentieren.
Aufgabenverwaltung
Bei der Aufgabenverwaltung ist es für mich besonders wichtig, dass alle Aufgaben an einem Ort gelistet sind, damit ich den Überblick behalten kann. Wenn Aufgaben über verschiedene Orte bzw. Tools verteilt sind, erschwert dies die Priorisierung. Entsprechend versuche ich dies zu vermeiden und etabliere stattdessen eine Single-Source-of-Truth.
In der Regel plane ich Ende der aktuellen Woche meine nächste Woche. Ich schaue, welche Termine anstehen und welche Aufgaben fällig sind. Anschließend versuche ich meine Aufgaben über die Woche zu verteilen. Innerhalb eines Tages priorisiere ich die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Oben stehen also immer die Aufgaben, die zuerst erledigt werden müssen.
Meistens plane ich zu optimistisch und Aufgaben verschieben sich. Dies ging in der Vergangenheit mit viel Aufwand einher, weil ich jede Aufgabe anfassen und das Fälligkeitsdatum anpassen musste.
Grundsätzlich habe ich folgende Anforderungen an ein Tool zur Aufgabenverwaltung:
- Möglichkeit, alle Aufgaben an einem Ort zu sammeln
- Überblick über Aufgaben verschaffen können
- Priorisierung vornehmen können
- Fälligkeitsdatum festlegen
- Überfällige Aufgaben sollen mir am aktuellen Tag weiterhin angezeigt werden
- Zusatzinformationen und Notizen ergänzen
- Nutzung soll einfach und intuitiv sein
Bisherige Tools
Es gibt auf dem Markt unzählige Tools zur Aufgabenverwaltung. Durch den vermehrten Einsatz von KI ist dort bestimmt auch aktuell noch sehr viel Potenzial für Optimierung. Zum jetzigen Zeitpunkt bin ich aber der Meinung, dass ich meine Aufgaben lieber selbst verwalte und mich damit auseinandersetze. Das kann sich natürlich noch ändern, denn ich bin überzeugt, dass uns KI deutliche Arbeitserleichterungen im Alltag verschaffen wird.
Jetzt mal zu den Tools zur Aufgabenverwaltung, die ich bereits ausprobiert habe:
Bis auf Jira haben alle Tools die Gemeinsamkeit, dass ich sie zusätzlich zu meinen bestehenden Tools im Projektmanagement() einsetzen musste. Ich probiere zwar gerne neue Tools aus, aber im Arbeitsalltag möchte ich es am liebsten so einfach und aufgeräumt wie möglich haben.
Das Resultat aus der Nutzung eines separaten Tools für die Aufgabenverwaltung war, dass ich gerade in stressigen Zeiten die Aufgaben nicht aktuell gehalten habe und die Aufgabenliste sehr schnell überholt war. Dies führte nach einer gewissen Zeit immer dazu, dass ich das Tool letztlich wieder verworfen habe.
Grundsätzlich kann man sich mit jedem dieser Tools sinnvoll organisieren. Wichtig ist, dass man für sich eine Routine entwickelt und dabei bleibt. Für mich waren sie aber eben nicht das richtige Tool.
Meine Lösung: Aufgaben in Outlook
Nach langer Suche habe ich endlich meinen Favoriten gefunden - Aufgaben in Microsoft Outlook.
Der Vorteil an Outlook ist, der Großteil von uns setzt es im Berufskontext ohnehin bereits ein. Sei es für E-Mails oder den Kalender bzw. Meetingverwaltung. Als Projektmanager, der viele E-Mails erhält und Termine koordiniert, ist es durchgängig auf einem meiner Bildschirme geöffnet und somit stets sichtbar.
Die Funktion, von der ich lange nicht wusste und die für mich ein Gamechanger war, ist die tägliche Aufgabenliste im Kalender. Mit folgenden Schritte kannst du sie in Outlook aktivieren:
- Gehe in den Kalender
- Wechsle in den Tab Ansicht
- Wähle Tägliche Aufgabenliste > Normal aus
Tägliche Aufgabenliste im Outlook Kalender aktivieren
Vorteile der täglichen Aufgabenliste
- Die tägliche Aufgabenliste ermöglicht mir, dass ich meine Termine und Aufgaben auf einen Blick sehe. Also genau das, was an dem jeweiligen Tag ansteht. Das finde ich genial! Aufgaben lassen sich zudem sehr einfach zwischen den verschiedenen Tagen der Woche hin- und herverschieben.
- Ich habe mich früher immer gefragt, warum man eine E-Mail (mit der roten Flagge) markiert. Heute weiß ich, dass daraus eine Aufgabe erstellt wird. Das ist extrem hilfreich, weil man mit einem Klick kennzeichnen kann, dass mit einer E-Mail ein ToDo einhergeht. Früher habe ich E-Mails wieder als ungelesen markiert.
- Es ist sehr leichtgewichtig, sich neue Aufgaben anzulegen. Zudem kann dort sehr viel Text hinterlegt werden. Wenn ich die Aufgabe an einem bestimmten Tag im Kalender anlege, wird dieser automatisch als Fälligkeitsdatum hinterlegt und mir an diesem angezeigt.
- Ich nutze die Funktion auch gerne, um in Meetings Notizen zu machen. Die Aufgabe schließe ich ab, wenn ich die Notizen an ihren finalen Speicherort abgelegt oder an die Teilnehmer:innen versendet habe.
- Aufgaben können aus der Liste in den Kalender gezogen werden, sodass ich mir sehr einfach einen Zeitblocker im Kalender dafür angelegen kann.
- Ein weiterer großer Vorteil: Wenn ich eine Aufgabe nicht an dem Tag erledigt habe, verschiebt sie sich automatisch auf den nächsten Tag und bleibt weiterhin für mich sichtbar. Sie wird rot markiert und somit weiß ich, dass sie überfällig ist.
Einziges Manko: Die Funktion der täglichen Aufgabenliste ist Stand heute (15.02.2025) nur im alten Outlook verfügbar. Das neue Outlook setzt verstärkt auf ToDo und die Funktion tägliche Aufgabenliste ist (noch) nicht im Kalender vorhanden. Ich hoffe wirklich, dass Microsoft dies noch nachliefert. Das ist jedenfalls der Grund, warum ich noch nicht auf das neue Outlook umgestiegen bin.
Zusammenfassung und Fazit
Aufgaben effizient zu verwalten und einen Überblick zu behalten, ist eine Kernkompetenz von Projektmanager:innen. Aber auch alle anderen Personen profitieren davon, wenn sie sich selbst gut organisieren können. Ich wage zu behaupten, dass Aufgaben bzw. die tägliche Aufgabenliste in Microsoft Outlook mir enorm dabei geholfen und mich zu einem besseren Projektmanager gemacht hat.
Da ich diese Funktionalität so sehr liebe, mache ich zudem gerne Werbung unter Freund:innen und Kolleg:innen dafür. Ich konnte einige Leute davon überzeugen, die mir regelmäßig für diesen Tipp danken, weil es auch ihren Arbeitsalltag verbessert hat.
Ich kann dir nur wärmstens ans Herz legen, die Funktion tägliche Aufgabenliste einmal selbst in Outlook auszuprobieren. Zum jetzigen Zeitpunkt geht dies leider noch nicht im neuen Outlook.
Tägliche Aufgabenliste im Outlook Kalender
Quellen
Bildverweise
- Titelbild von Büro Kaizen
