Kommunikationskanäle und deren Verwendung im Arbeitsalltag
Einleitung
Wir alle kommunizieren miteinander. Auf der Arbeit oder im Privaten. Unter 4 Augen oder in Gruppen. Im Direktgespräch, per Text, Sprache oder Video.
In Zeiten von Home Office und hybriden Teams, die sich teilweise vor Ort und/oder zu Hause befinden, werden die Kommunikationswege vielseitiger und komplexer. Umso wichtiger ist es, dass es adäquate Wege je nach Aufgabe und Zielsetzung gibt, sodass weder Informationen verloren gehen, noch die Erwartungen der Gesprächspartner:innen unerreicht bleiben.
Motivation
Da ich als Projektleitung sehr viel organisieren muss, spielt Kommunikation in meinem Arbeitsalltag eine wesentliche Rolle. Über die Zeit habe ich für mich gut funktionierende Wege gefunden, die sich entweder aus der Erfahrung oder aus dem Austausch mit Kolleg:innen ergeben und etabliert haben.
Da richtige Kommunikation sehr viel Spaß, aber unpassende Kommunikation auch großen Frust auslösen kann, möchte ich hier meine Best Practices als Empfehlungen für adäquate Kommunikation im Berufsalltag präsentieren. Mein Fokus wird dabei auf den Kommunikationswegen liegen und welche Informationen darüber geteilt werden sollten.
Übersicht der Kommunikationskanäle
Anmerkung: Die im folgenden genannten Kommunikationswege beziehen sich in Teilen auf die Tools, die ich in meinem Beitrag Meine Toolchain für das Projektmanagement vorgestellt habe.
Hier ein Überblick der Kommunikationswege bzw. -medien inklusive einem kennzeichnenden Merkmal:
| # | Bild | Medium | Merkmal |
|---|---|---|---|
| 1 |  | 1:1 Gespräch | Ich will’s sofort wissen |
| 2 |  | Direktnachricht | Schnell und kurzlebig |
| 3 |  | Nachricht in Kanal | Irgendwer wird’s schon wissen |
| 4 |  | Das Mittel der Wahl seit 1971 | |
| 5 |  | Termin | Durchsprache von Themen mit notwendigen Personen |
| 6 |  | Blog-Beitrag | Das Sprachrohr ins Unternehmen |
| 7 |  | Informationsseiten | Das interne Wikipedia |
| 8 |  | Ticket | Das agile Aufgabenpaket |
| 9 |  | Dateiablage in Cloud | Die Datenkrake |
Kommunikationskanäle und deren Verwendung
Um ein paar Details zu den einzelnen Kommunikationswegen vorzustellen, folgt eine stichpunktartige Beschreibung, um kurz und bündig den Einsatzzweck hervorzuheben und ggf. Benutzungshinweise zu ergänzen.
1:1 Gespräch
- Direkte Antwort bzw. Reaktion vom Gegenüber erhalten
- Charakter eines kurzen Schnacks
- Rücksicht beim Kontaktieren nehmen und Gegenüber nicht aus anderer Aufgabe herausreißen
Direktnachricht
- Kurzes Thema klären und schnelle Antwort erhalten
- Kurze Halbwertszeit der Informationen
- Nachrichten, die nur kurz Aufmerksamkeit fordern und ansonsten keinen Kontextwechsel für den Empfänger bedeuten
Nachricht in Kanal
- Kurze Halbwertszeit der Informationen
- Kolleg:innen sollen selbst entscheiden, wann sie Nachrichten lesen (keine @Mentions)
- Kanal abonnieren, wenn man über Neuigkeiten im Kanal informiert werden will
- Keine Übermittlung von Aufgaben, da Nachrichten in Kanal schnell mal übersehen werden
- Vorteilhaft zur Aufgabenübermittlung: Empfänger kann sich Aufgabe gut einplanen
- Eignet sich zur Dokumentation von Entscheidungen
- Empfängerkreis lässt sich genau wählen
- Klare Frage- bzw. Aufgabenstellung sowie jeweilige Adressagen formulieren
- Falls Komplexität des Inhalts zu hoch, besser Termin vereinbaren und damit Pingpong in Kommunikation vermeiden
Termin
- Durchsprache von Themenstellungen: Klare Zielsetzung des Termins inkl. Agenda formulieren
- Längere Abstimmung zu zweit oder im Team: Vorab überlegen, ob oder zu welchen Themen eine Person benötigt wird und dies mitteilen
- Timeboxing: Planung von festen Zeitslots bei verschiedenen Themen
- Ablehnen von Termineinladungen nur mit Nennung von Gründen oder Alternativvorschlägen
Blog-Beitrag
- Information über wichtige/kritische/erwähnenswerte Themen
- Aktives Ansprechen gezielter Nutzer:innengruppe
- Broadcast-Medium: Man sendet Inhalte, bekommt aber eher wenig Rückmeldung
- TL;DR: Kurze Zusammenfassung der Kernaussagen am Anfang platzieren, damit Leser:innen entscheiden können, ob sie die Details lesen wollen
Informationsseiten
- Nachhaltige Information Dritter
- Erläuterung wiederkehrender bzw. oft nachgefragter Themenstellungen
- Verantwortliche Person verlinken: Wer ist für den Inhalt verantwortlich, kann darüber entscheiden oder bei Fragen zur Verfügung stehen
- Aktualität: Die Informationen auf der Seite sind aktuell zu halten
- Zugriff: Generelle Verfügbarkeit innerhalb des Unternehmens, sofern Informationen nicht explizit beschränkt sein sollen
- Aufräumen: Löschen nicht mehr benötigter Seiten und/oder Inhalte
- Weniger ist mehr: Zu viele, unnötige Informationen schrecken Leser:innen ab
Ticket
- Alle relevanten, ticketbezogenen Informationen für Umsetzung von Issues gebündelt
- Update: Nach ticketbezogenem Telefonat kurz die besprochenen Punkte am Ticket festhalten oder eine E-Mail in Kommentar kopieren
- So viel wie nötig, so wenig wie möglich: Zu viele, unnötige Informationen am Ticket erschweren das Verständnis
- Die Beschreibung des Tickets sollte aktuell gehalten werden, damit Bearbeiter:in nicht zusätzlich die Kommentare lesen muss
- Flag: Kommentar, falls Ticket als blockiert markiert wird und Nachvollziehbarkeit gewährt ist
Dateiablage in Cloud
- Speichern zu archivierender Informationen
- Einfacher Austausch / Freigabe von Dateien
- Synchrone Arbeit an Dateien
- Synchronisation: Besser Links zu Dateien versenden als Dateien selbst, damit nicht mehrere Versionen offline existieren
- Ordnerstruktur: Dateien strukturiert ablegen, damit sie wieder auffindbar sind
Details zu den Kommunikationskanälen
Abschließend möchte ich dir noch eine selbst erstellte Grafik an die Hand geben, auf der die verschiedenen Kommunikationskanäle gelistet sind. Für jeden Kanal gebe ich dir zudem weitere nützliche Informationen mit auf den Weg:
- Verwendungszweck des Kanals
- Erwartungshaltung hinsichtlich Antwortzeit, Halbwertszeit der Inhalte und Zeitbedarf
- Do’s and Don’ts
Das Ziel dabei ist es, Informationen zielgerichtet an den richtigen Empfängerkreis zu senden und bei Unbetroffenen eine Informationsflut zu vermeiden.
Abbildung: Übersicht der Kommunikationskanäle mit Verwendungszweck, Erwartungshaltung, Do’s und Don’ts
Zusammenfassung und Fazit
In diesem Beitrag ging es mir darum, dir einmal die verschiedenen Kommunikationskanäle vorzustellen, die im Unternehmensalltag eine Rolle spielen können. Zu jedem dieser Kommunikationskanäle habe ich eine kurze Beschreibung für dessen Verwendung und ein paar nützliche Tipps gegeben, damit du ausmachen kannst, für was der einzelne Kanal am besten geeignet ist und was du beachten musst.
Ich hoffe, du konntest für dich etwas mitnehmen und achtest zukünftig auch in deinem Arbeitsalltag darauf, dass Informationen über die richtigen Wege geteilt werden.
Quellen
Bildverweise: Praemie-direkt.de: Kommunikationswege - Erklärung und Tipps