Projekte mittels Project Canvas übersichtlich darstellen
Das Project Canvas bietet eine übersichtliche und visuell ansprechende Möglichkeit dein Projekt zu dokumentieren und vorzustellen. Ich habe es auf meine Bedürfnisse angepasst und möchte dir meine Version vorstellen.
Einleitung
Die Vorstellung des eigenen Projekts gehört zu den wiederkehrenden Aufgaben im Projektmanagement. Dies kann der Fall sein, um neue Kolleg:innen in ein Projekt einzuarbeiten, ein gemeinsames Verständnis (mit dem Management) zu schaffen oder Übergaben einzuleiten. Wie so oft ist es sinnvoll, dass die Vorstellung struktuiert erfolgt und einem roten Faden folgt. Da man als Projektleitung sein Projekt in der Regel gut kennt, kann man einfach darauf losreden oder man macht sich vorhandene Methoden zu Nutze. Ich möchte in diesem Beitrag auf das Project Canvas eingehen.
Motivation
In meiner Projektmanagement-Tätigkeit bei der encoway GmbH habe ich mittlerweile etliche Projekte initiiert, übergeben bekommen, abgegeben oder intern, z.B. dem Vertrieb oder anderen Projektmanager:innen, vorgestellt. Ich bin ein Verfechter von Übersichten und ansprechenden Visualisierungen. Da ein ehemaliger Vorgesetzter von mir ein Fan des Project Canvas war, habe ich mich dieser Methode bei encoway für meine Projektvorstellungen bedient. Im Laufe der Zeit habe ich gemerkt, dass für uns im Dienstleistungsgeschäft nur Teile dessen relevant sind und ich andere Aspekte vermisst habe. Also habe ich angefangen ein angepasstes Project Canvas für unsere Bedürfnisse zu entwickeln.
Klassisches Project Canvas
Wenn du dir unter dem Begriff “Project Canvas” nichts vorstellen kannst, möchte ich dir hier eine kurze Einführung geben.
Ein Project Canvas ist ein visuelles Instrument des Projektmanagements. Es hilft beim Design neuer bzw. beim Re-Design bestehender Projekte. Das Instrument ist besonders nützlich für interdisziplinäre Gruppen, die vor oder während eines Projekts ein gemeinsames Verständnis erlangen wollen. Es hilft dabei, schnell einen Überblick über die Eckdaten und Rahmenbedingungen des Projekts zu erhalten. [Quelle: Wikipedia]
In der nachfolgenden Grafik siehst du das klassische Project Canvas. Es umfasst folgende Themenfelder: Zweck, Budget, Team, Ressourcen, Umfeld, Risiken + Chancen, Meilensteine, Qualität, Ergebnis und Kunde.
Project Canvas, Version 3.0 (Quelle: Wikipedia.de)
Angepasstes Project Canvas
Wie bereits in der Einleitung erwähnt, habe ich mit dem klassischen Project Canvas gestartet. Ich bin ein großer Freund von erstmal starten und anschließend iterativ verbessern. So habe ich im Laufe der Zeit Stück für Stück Änderungen am Project Canvas vorgenommen und es auf meine individuellen Bedürfnisse zugeschnitten.
Die High-Level Dokumentation der Projekte bei encoway erfolgt in Confluence. Ich habe eine Vorlage erstellt und im Unternehmen ausgerollt, sodass alle Projektmanager:innen davon profitieren können und unsere Projekte anhand des zugeschnittenen Project Canvas einheitlich dokumentiert und vorgestellt werden können.
Nachfolgend siehst du die Vorlage des angepassten Project Canvas. In Confluence kann diese entsprechend direkt befüllt werden. Die formulierten Fragen geben eine Hilfestellung, welche Inhalte im jeweiligen Bereich dokumentiert werden sollen. Angepasstes Project Canvas, in Verwendung bei meinem Arbeitgeber encoway GmbH
Streichungen
Nachfolgende Themen aus dem klassichen Project Canvas finden im angepassten Project Canvas keine Berücksichtigung:
- Team: Da wir bei encoway die Ansprechpersonen im Projekt in einem dedizierten Format auflisten, gab es für mich keine Notwendigkeit diese im Project Canvas erneut zu erfassen. Die Personen spielen in meinen Augen auch erstmal keine Rolle, um das Projekt grundsätzlich zu verstehen.
- Ressourcen: Die benötigten Ressourcen auf unserer Seite sind über die Projekte meist sehr ähnlich. Die Systeme, in die unsere CPQ Software eingebettet bzw. mit denen Daten ausgetauscht werden sollen, haben vor allem Relevanz für die notwendigen Ressourcen auf Kundenseite.
- Risiken + Chancen: Für das Risikomanagement wird bei encoway eine dedizierte Risikoliste verwendet, die gemeinsam mit dem Kunden erarbeitet wird und die dazu dient, die identifizierten Risiken zu managen.
Ergänzungen
Bei encoway treibt uns vor allem die Motivation des Kunden um. Wir wollen Mehrwerte für den Kunden schaffen, dass er mit den aufgewendeten Ressourcen einen möglichst großen Nutzen erzielt. Aus diesem Grund wurde das Project Canvas um folgende Punkte ergänzt:
- Pains & Challenges: Was hat den Kunden dazu bewegt, ein Projekt mit uns zu starten?
- Purpose: Was will der Kunde mit dem Projekt erreichen?
- Why encoway: Warum hat der Kunde uns ausgewählt, um sein CPQ Projekt zu realisieren?
- Achievements: Wenn das Projekt im produktiven Betrieb ist, welche Vorteile können wir mit unseren Lösung vorweisen?
Zusammenfassung und Fazit
Das Project Canvas stellt eine gute Möglichkeit dar, ein Projekt auf eine visuell ansprechende und dadurch schnell erfassbare Weise einer interdisziplinären Gruppe vorzustellen.
Ich habe das Project Canvas für meine Bedürfnisse und die Arbeit im Projektmanagement bei der encoway GmbH angepasst. Vor 2 Wochen habe ich damit eines meiner Kundenprojekte vor 25 Personen erfolgreich präsentiert.
Mittels der oben gezeigten Vorlage haben wir einen Weg gefunden, die wesentlichen Informationen der Projekte einheitlich und kompakt zusammenzufassen. Der besondere Fokus auf die Motivation des Kunden hilft mir im Alltag eine zielgerichtete Beratung meiner Kunden vorzunehmen und einen möglichst großen Nutzen zu stiften.
