Meine Toolchain für das Projektmanagement

Einleitung

Je größer das Unternehmen, desto mehr Softwaretools stehen in der Regel zur Auswahl. Arbeit man in Projekten mit Kunden oder anderen Dienstleistern zusammen, erweitert sich das Portfolio eventuell noch weiter und man muss zudem festlegen bei welchem Unternehmen die Tools verwendet werden. Dazu kommt damit die Beantragung von Accounts und Einrichtung von Zugriffen, die weitere aufreibende Themen darstellen. Diese Umstände erschweren es sich teamübergreifend auf bestimmte Tools zu einigen.

Aufgaben und Projektinformationen verteilt über verschiedenste Systeme zu verwalten, ist unübersichtlich, schwer zu managen und letztlich ineffizient und nervig. Umso wichtiger, dass am Anfang klare Kommunikationswege und Verantwortlichkeiten der einzelnen Systeme festgelegt werden.

Motivation

Ein Softwareentwickler und Kollege kam mit folgendem Kommentar auf mich zu:

Ihr Projektleitungen nutzt doch für alles Excel. (Ein Softwareentwickler)

Zugegebenermaßen hatte ich zum Start in meinen Job als IT Projektleitung bei meinem jetztigen Arbeitgeber einen ähnlichen Eindruck. Tatsächlich sind Projektleiter:innen in der Regel routiniert im Umgang mit Excel. Ich versuche jedoch, wo möglich, Excel weitestgehend zu umgehen und maßgeschneidetere Tools für die spezifischen Disziplinen einzusetzen.

Nachfolgend möchte ich entsprechend das Bild meines Kollegen zurechtrücken und meine aktuell genutzten und bevorzugten Tools mit deren Verwendungszweck für das Projektmanagement vorstellen.

JIRA: Anforderungsmanagement und Entwicklungsprozess

Im Bereich der Softwareentwicklung sind Ticketsysteme der Standard, um Entwicklungsaufgaben zu planen, spezifizieren und abzuarbeiten. Wir setzen JIRA von Atlassian ein, um die Bearbeitung und Nachverfolgung von Aufgaben zu verwalten, die den Softwareentwicklungsprozess betreffen. Zudem kann damit Transparenz und eine Übersicht (für den Kunden) geschaffen werden.

• Anlage von Tickets mit Kundenanforderungen
• Vorbereitung der Tickets für die Entwicklung
• Planung der Implementierung (Sprint)
• Fortschrittskontrolle der einzelnen Themen
• Planung der Bereitstellung für den Kunden (Releases)

Confluence: Zentrale Dokumentation

Mein absoluter Albtraum sind Informationen über 1000 Dokumente und E-Mails verteilt. Niemand findet mehr etwas, es existieren lokale Kopien bei den einzelnen Kollegen und es ist nicht klar, wo der neueste Stand abgelegt ist. Mit Microsoft Sharepoint und der Dateiablage in der Cloud hat hier eine enorme Verbesserung in meinen Augen Einzug gehalten.

Als zentrales Dokumentationssystem setzen wir Confluence ein (ebenfalls von Atlassian). Ich bin großer Fan, aufgrund der Übersichtlichkeit sowie Funktionalitäten und da die Arbeit mit dem Tool gut von der Hand geht. Es gibt viele Addons, um sich weitere Funktionalität oder Schnittstellen freizuschalten.

• Projektrahmenbedingungen im Project Canvas
• Systemarchitektur und Projektinfrastruktur
• Dokumentation des Projekt-Customizings für den Kunden
• Dokumentation von größeren Konzepten
• Dokumentation der internen Reviews im Gate-Prozess zur Qualitätssicherung

Planner: Organisation und Planung

Neben den Softwareentwicklungstätigkeiten gibt es natürlich generelle Aufgaben im Projektmanagement. Diese möchte ich nicht in JIRA abbilden, Da mir der Workflow zu viel und der Aufwand zu hoch ist. Hier sind ein paar beispielhafte Organisationsthemen:

• Abstimmungen organisieren
• Schulungen planen
• Abwesenheiten notieren
• Vorbereitung von Meilensteinen

Für die Bearbeitung und Nachverfolgung von Aufgaben, die generell die Projektorganisation betreffen, nutze ich gerne Microsoft Planner. Die Durchsprache dieser Themen mit dem Projektmanagement des Kunden erfolgt in einem wöchentlichen Jour Fixe. Durch die gemeinsame Arbeit mit dem Planner können dort alle Parteien im Laufe der Woche Themen sammeln und den Status einzelner Aufgaben updaten.

• Verwaltung von Aufgaben der Projektorganisation
• Kommunikation von Neuigkeiten und Veränderungen
• Detailabstimmung einzelner Meilensteine des Projektplans
• Themenspeicher für benötigte Rücksprachen

Der gemeinsame Zugriff hat den Vorteil, dass ich kein Protokoll zu den einzelnen Terminen verschicken muss, da alle Personen Einsicht in den gemeinsamen Plan haben. Zudem bin ich kein großer Freund von Protokollen, da diese in meinen Augen nahezu nie gelesen werden. Es gibt natürlich Ausnahmen. Der Planner verschickt zudem automatisch Erinnerungen bei Fälligkeit einer Aufgabe an die verantwortliche Person. Das ist ein sehr hilfreiches Mittel, dass Aufgaben nicht im Eifer des Gefechts untergehen.

Outlook: E-Mail, Terminplanung und Aufgabenverwaltung

Die meisten Unternehmen setzen auf Microsoft Office und verwenden somit Microsoft Outlook als E-Mail Client. Du wirst wahrscheinlich keine Ausnahme darstellen. Hin und wieder arbeitet ein Unternehmen auch mal mit der Google Suite.

Outlook bündelt viele Funktionalitäten in einem Tool. E-Mail Postfach und Kalender sind allen bekannt. Die Aufgabenverwaltung ist hingegen wohl eher unbekannter.

E-Mail

Die erste E-Mail wurde 1971 verschickt. Auch über 50 Jahre später ist die E-Mail wohl nach wie vor das bevorzugte Kommunikationsmittel. Zudem lassen sich E-Mails gut archivieren. Im besten Fall findest du sie sogar wieder, wenn du sie brauchst. Dafür hilft definitiv eine ausgeklügelte Ordnerstruktur. Ich habe für zahlreiche Ordner für interne Themen sowie einen Ordner für jedes Projekt und innerhalb dessen ca. 10 Unterordner für die thematische Einsortierung der E-Mails. Der Posteingang sagt in meinen Augen viel über einen Menschen und ganz speziell Projektmanager:in aus!

• Schriftliche Ankündigungen
• Versand wichtiger Informationen (z.B. Terminprotokolle)
• Klärung von Themen geringer Komplexität
• Claim Management durch Archivierung des Schriftverkehrs und Versand wichtiger Informationen

Kalender

Der Kalender dient als zentrales Instrument, um deinen Tag zu gestalten. Du siehst auf einen Blick alle Termine und kannst dir Arbeitsblocker für deine Aufgaben setzen.

Als Projektmanager:in verbringt man einen nicht unerheblichen Teil mit der Organisation von Abstimmungen. Bei der Qualität der Termineinladung gibt es eine enorme Spannweite. Du hast sicherlich auch schon einmal eine Einladung mit dem Betreff “Abstimmung” ohne weiteren Inhalt erhalten. Ich bekomme bei so etwas schnell erhöhten Blutdruck.

• Übersicht der anstehenden Termine des Arbeitstages bzw. der Arbeitswoche
• Organisation von Terminen mit anderen Teilnehmer:innen
• Einplanung eigener Aufgaben in Arbeitstag

Adäquate Termineinladungen:
Eine vernünftige Einladung beginnt mit einem sprechenden Betreff und zusätzlich einer Beschreibung des Zwecks und Ziels des Termins. Auf diese Art können eingeladene Personen die Sinnhaftigkeit ihrer Teilnahme bewerten und evtl. bessere Teilnehmer:innen nennen.
Dies klappt natürlich nicht, wenn sich der Organisator oder die Organisatorin nicht mal wenige Minuten Zeit für eine vernünftige Einladung nimmt. Dies führt meistens zu Verwirrung und Aufwänden bei den Eingeladenen, da sich diese die Informationen selbst beschaffen müssen.
Mein Appell: Tu uns allen einen Gefallen, nimm dir die Zeit und mach’s vernünftig! So hast du auch direkt eine Gedankenstütze, wenn der Termin ansteht.

Aufgaben

Die größte Entdeckung für mich war die Funktionalität Aufgaben in Outlook. Du kannst dir eigene Aufgaben erstellen und darin Priorität, Fälligkeitsdatum und eine Beschreibung ergänzen. Es ist möglich sich die Aufgaben zusätzlich zum Kalender anzeigen zu lassen. Damit hast du den kompletten Überblick deiner anstehenden Termine und Aufgaben für den jeweiligen Tag bzw. die gesamte Arbeitswoche - Genial!

• Verwaltung eigener Aufgaben zur Selbstorganisation
• Priorisierung von Aufgaben
• Zeitliche Einplanung von Aufgaben

Ich schätze an den Aufgaben die leichtgewichtige Handhabung. So kann ich im Termin mal eben eine Aufgabe festhalten, um sie im Nachgang zu den anderen Aufgaben zu priorisieren und einzuplanen. Enthält eine E-Mail eine Aufgabe, kannst du sie über die Flagge markieren und hast direkt eine Aufgabe erstellt. Mir ist es wichtig, dass ich immer einen Ort habe, wo ich schnell etwas festhalten kann. In der Beschreibung der Aufgabe lassen sich relevante Informationen festhalten, die im Nachgang an ihren endgültigen Bestimmungsort überführt werden können.

Teams: Direkte sowie teambezogene Kommunikation und Online-Termine

Spätestens mit Corona konnten Unternehmen das Thema Remotearbeit nicht mehr ausblenden. Die bevorzugte Anwendung für dessen Realisierung ist häufig Microsoft Teams. Teams bietet mit Direktchats, Gruppenchats, Kanälen und Videotelefonie zahlreiche Möglichkeiten wie mit anderen Leuten kommuniziert werden kann.

• Direktchat: Klärung kurzer Fragen und simpler Themen
• Kanal: Gerichtete Verteilung von Informationen an festen Personenkreis
• Termin: Durchführung von Remote- und Hybridmeetings

Powerpoint: Präsentation und strukturierte Aufbereitung

Das Erstellen von Präsentationen zur Darstellung eines Sachverhalts ist ein beliebtes Mittel. Gerade für Abstimmungen und die Vorstellung von Themen ist eine strukturierte Aufbereitung wichtig. Microsoft Powerpoint ist da wohl seit jeher das Mittel der Wahl, wenn es um die Erstellung von Präsentationen geht.

• Aufbereitung des Projektstatus für das Management im Projektlenkungskreis
• Darstellung der Arbeitsweise und Zusammenarbeit im Projekt
• Rudimentäres Rapid Prototyping für UI Anpassungen in der Anwendung
• Präsentationen zu verschiedensten Themen

Ich versuche das Erstellen von Präsentationen zu vermeiden, die nur für einen Termin benötigt werden. In meinen Augen steht der notwendige Vorbereitungsaufwand nicht im Verhältnis. Es lässt sich natürlich nicht immer vermeiden. Gute Folienvorlagen helfen auf jeden Fall dabei die Vorbereitungszeit drastisch zu verkürzen.

Miro: Whiteboard für Kollaboration und Visualisierung

Miro ist ein Tool, das ich erst kürzlich kennengelernt und für mich entdeckt habe. Miro bietet ein quasi unendliches Whiteboard auf dem man sich austoben kann. Es gibt hilfreiche Vorlagen, um nicht bei Null starten zu müssen.

Ich finde es besonders spannend für die Visualisierung von Themen (es ersetzt für mich mehr und mehr Powerpoint) und die Zusammenarbeit mit anderen. Du kannst ein Board mit anderen Personen teilen und live mit ihnen zusammenarbeiten. So wird aus der tristen Frontalbeschallung in einem Termin eine Kollaboration aller Teilnehmer:innen, die Spaß macht und die Aufmerksamkeitsspanne durch stärkere Involvierung erhöht.

• Visualisierung: Gemeinsam im Team und mit Kunden auf unendlichem Whiteboard arbeiten
• Kollaborative Meetings: Ideen generieren, Themen identifizieren, Teilnehmer:innen involvieren
• Templates: Viele Vorlagen für unterschiedliche Themen: Lean Coffee, Brainstorming, Retro, etc.

Zusammenfassung

Ist jetzt doch wieder ganz schön viel Text geworden… deshalb hier mal eine Übersichtsgrafik meiner verwendeten Tools mit einer kurzen Beschreibung:

Übersicht meiner PM-Tools mit kurzer Beschreibung des Einsatzgebiets

Um im Tool-Dschungel den Überblick zu behalten und Informationen wiederzufinden, ist es wichtig, dass im Team festgelegt wird mit welchen Anwendungen gearbeitet wird und welche nicht genutzt werden.

Natürlich bist du abhängig von den zur Verfügung stehenden Tools im Unternehmen. Mit einer guten Begründung sollte es allerdings möglich sein weitere Tools anzuschaffen, die dir den Arbeitsalltag erleichtern, indem sie deine Effizienz und Arbeitsqualität steigern. Das rechnet sich letztlich für alle Seiten.

Ich bin sehr neugierig, was es für hilfreiche Tools da draußen gibt. Dafür probiere ich gerne mal etwas Neues aus, um mir einen Eindruck zu verschaffen, ob sich damit die Arbeit erleichtern bzw. verbessern lässt.

Wenn du ein Tool im Kopf hast, das dir die Arbeit im Projektmanagement oder bei der Selbstorganisation erleichert, melde dich gerne bei mir und wir tauschen uns mal aus!