Zeitmanagement: Meine Methoden und Prinzipien

Einleitung

Überall hört man den Satz: “Ich habe keine Zeit.”. Diese Aussage ist schlichtweg falsch. Wir haben alle gleich viel Zeit. Wie wir diese Zeit gestalten, hängt von unseren gesetzten Prioritäten ab.

Wenn du also jemanden um Hilfe bittest und die Person sagt, sie habe keine Zeit, bedeutet dies letzlich, dass sie dir nicht die entsprechende Priorität einräumt. Umgekehrt gilt das auch für dich, wenn du dich mit dieser Ausrede aus einer Verabredung oder Verpflichtung windest. Andererseits schaffst du es trotz Stress, dir Zeit für deine Lieblingsserie oder andere wichtige Dinge zu nehmen.

Verstehe mich nicht falsch: Dies war kein Vorwurf. Ich habe nur absichtlich sehr direkte Worte gewählt, damit mein Punkt verständlich wird. Du allein bestimmst deine Prioritäten - zumindest im Privaten.

Motivation

Als Projektleitung bin ich tagtäglich mit der Organisation von Projekten beschäftigt. Letztlich ist es das Ziel, ein Projekt in Time, Budget und Scope abzuschließen. Dafür sind bei mir u.a. nachfolgende Tätigkeiten notwendig:

• Aufnehmen und Diskutieren von Anforderungen
• Definition von Arbeitspaketen
• Erstellen und Anpassen von Zeitplänen
• Koordinieren von Aufgaben
• Auflösen von Hindernissen
• Berichten des Projektfortschritts

Am Anfang eines Projekts (aber gefühlt auch an jedem anderen Punkt) hast du bzw. ihr als Team einen Berg an Aufgaben vor der Nase. Es ist nicht immer direkt ersichtlich, in welcher Reihenfolge, also mit welcher Priorität, diese erledigt werden müssen. Nicht sinnvoll ist es, dass du einfach kopflos darauf losarbeitest und potenziell die falschen Aufgaben erledigst. Zudem sind wir oft versucht, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten oder lassen uns leicht ablenken. Das hilft niemandem und so verfehlst du gerne mal das Ziel.

Um dich den verschiedenen Herausforderungen von der Erstellung, über die Einplanung bis zur Fertigstellung von Aufgaben zu stellen, hilft dir der Methodenkoffer aus dem Zeitmanagement. Gleichzeitig hilft dieser, dass du mit deiner Zeit möglichst gut haushalten und einen maximalen Nutzen daraus generieren kannst.

Zeitmanagement

Der Begriff Zeitmanagement ist etwas irreführend. Du hast jeden Tag die gleiche Zeit (24h) zur Verfügung. Dies lässt sich nicht ändern. Jedoch lassen sich die Inhalte festlegen, die du in deiner zur Verfügung stehenden Zeit bearbeitest. Zeitmanagement ist entsprechend die Kunst, seine vorhandene Zeit optimal zu nutzen.

Die Theorie des Zeitmanagements gibt dir Hilfsmittel an die Hand, damit du dich selbst besser organisieren kannst und empfiehlt je nach Herausforderung gezielte Methoden. Methoden geben dir einen standardisierten Rahmen an die Hand, an dem du dich orientieren kannst. Sie helfen dir ein wiederholbares Vorgehen zu etablieren. Dadurch, dass man einer Vorgehensweise einen definierten Rahmen und Begriff gibt, lässt es sich zudem leichter über diese austauschen. Gleichzeitig suggeriert die Nutzung einer bestimmten Methodik in Kundenprojekten eine professionellere Arbeitsweise.

Meine verwendeten Methoden

Einleitend möchte ich erwähnen, dass die Theorie hinter den Methoden zum Zeitmanagement meist recht simpel ist. Die Kunst an dieser Stelle liegt nicht darin, dass du die einzelne Methode verstehst und einmalig ausprobierst. Vielmehr musst du die Disziplin aufbringen, die Methode kontinuierlich anzuwenden.

Ein Kollege hat es kurz und treffend formuliert:

Du musst dir Zeit (für die Selbstorganisation) nehmen, um Zeit zu sparen.

Aber zuerst musst du ausloten, welche Methoden dir wirklich weiterhelfen. Um dies herauszufinden, nimm dir stets nur eine neue Methode vor und wende diese für eine gewisse Zeit an. Nur so wirst du herausfinden, ob du langfristig einen Vorteil daraus ziehst. Im Anschluss bilde dir eine Meinung, ob dir die Methode für deine Aufgaben- und Problemstellungen weiterhilft. Wenn du eine Methode verinnerlicht hast, kannst du dir vornehmen die nächste Methode zu erlernen.

Welche Methoden es gibt, lässt sich unzähligen Websites oder Videos entnehmen. Ich möchte mich hier auf die Methoden bzw. Prinzipien konzentrieren, die sich für meine Arbeitsweise als sinnvoll herausgestellt haben.

Die Methoden des Zeitmanagements lassen sich basierend auf ihrer Zielsetzung in verschiedene Bereiche aufteilen. Ich nenne je Bereich mindestens eine Methode, die ich für mich ausgewählt habe und anwende.

Aufgabendefinition

Die SMART Methode hilft dir bei der Erstellung von Aufgaben. Das Akronym steht für:

• Spezifisch: Die Aufgabe soll konkret und verständlich formuliert sein.
• Messbar: Die erfolgreiche Erledigung der Aufgabe soll bewertbar sein.
• Attraktiv: Die Aufgabe soll ansprechend sein.
• Realistisch: Die Aufgabe soll mit den verfügbaren Mitteln umsetzbar und in der gesetzten Zeitspanne abschließbar sein.
• Terminiert: Die Aufgabe soll ein Fälligkeitsdatum haben.

Aufgabenpriorisierung

Die Eisenhower Matrix widmet sich der Priorisierung von Aufgaben. Dabei wird zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben unterschieden.

Verwendung der Eisenhower Matrix zur Priorisierung von Aufgaben (Quelle: Karrierebibel.de)

Es werden 4 Quadranten gebildet, in die du deine vorhandenen Aufgaben einsortierst. Die Eisenhower Matrix gibt dir Handlungsanweisungen, wie du mit den Aufgaben in den jeweiligen Quadranten umgehen solltest.

Typ	Einordnung	Prio	Handlungsempfehlung
A	Wichtig und dringend	1	Sofort erledigen
B	Wichtig, aber nicht dringend	3	Terminieren
C	Nicht wichtig, aber dringend	2	Delegieren
D	Nicht wichtig und nicht dringend	4	Eliminieren

Die ABC Analyse hat mehr oder weniger das gleiche Vorgehen, weshalb ich diese nicht nochmal separat erläutere.

Zeiteinteilung

Die 2-Minuten-Regel besagt, dass du Aufgaben, die weniger als 2 Minuten in Anspruch nehmen, sofort erledigen sollst. Es lohnt sich nicht noch zusätzlichen Aufwand in die Planung einer so kurzen Aufgabe zu investieren.

Ein Beispiel für solch eine Aufgabe ist die Organisation eines Abstimmungstermins in kleiner Runde, der keine große Beschreibung und Agenda benötigt.

Time Boxing bzw. Zeit blocken dient zum einen dazu, dir Zeit für eine Aufgabe zu reservieren. Zum anderen kannst du dich einfacher überwinden mit einer Aufgabe anzufangen, weil du eine feste Zeitspanne für die Bearbeitung definiert hast.

In der Theorie soll der ganze Tag entsprechend durchgeplant werden. So strikt bin ich aber nicht. Ich benutze die Methode vor allem, wenn ich dringende Aufgaben in meiner To Do Liste habe, damit ich auch entsprechend Zeit reserviert habe und nicht irgendwer noch schnell eine Besprechung in den sonst freien Slot platziert.

Tagesplanung

Die Methode Eat the frog soll dir dabei helfen, dass du auch die Aufgaben erledigst, die du gerne vor dir herschiebst. Du nimmst dir vor, diese Aufgabe am nächsten Morgen (oder zu einer anderen Zeit, wenn du am leistungsfähigsten bist) zu erledigen. Schließt du am nächsten Morgen diese ätzende Aufgabe ab, hast du schon einen Erfolg für den Tag zu verbuchen.

Ich erkenne eine solche Aufgabe immer daran, dass sie oben in meiner Aufgabenliste steht und ich aber trotzdem erstmal die Aufgaben darunter bearbeite. Dies sind gerne Präsentationen oder Aufgaben, für die ich noch kein richtiges Konzept zur Abarbeitung im Kopf habe. Ich fasse also allen Mut zusammen und erstelle mir einen Blocker für den nächsten Morgen, um endlich anzufangen.

Abarbeiten

Das Singletasking trägt wissenschaftlichen Erkenntnissen Rechnung und fordert dich dazu auf, dass du deine Aufgaben sequentiell und nicht parallel bearbeitest. Dies hat den Vorteil, dass du weniger Fehler machst und ständige Kontextwechsel vermeidest, die wiederum Zeit kosten.

Multitasking vs. Singletasking (Quelle: Karrierebibel.de)

Ich bin ein sehr großer Freund von Singletasking. Liegt sicherlich daran, dass ich mich schlecht auf zwei Sachen gleichzeitig konzentrieren kann. Natürlich kommt es immer mal vor, dass ich eine Aufgabe nicht abschließen kann, weil ich z.B. auf eine Zulieferung warte. Grundsätzlich liebe ich es aber, Aufgaben schnell abzuschließen und sie aus dem Kopf zu haben. Das geht am Besten, wenn ich eine Aufgabe nach der andere bearbeite und nicht auf fünf Hochzeiten gleichzeitig tanze.

Die Salami Taktik ist sehr wirkungsvoll für umfangreiche Aufgaben. Ist eine Aufgabe schwer zu überblicken, kann es vorkommen, dass du dich von der Aufgabe erschlagen oder eingeschüchtert fühlst. Um dem entgegenzuwirken, brichst du die Aufgabe in kleine Teilaufgaben herunter. Die einzelnen Teilaufgaben lassen sich anschließend besser hinsichtlich der notwendigen Aufwände abschätzen als auch zeitlich einplanen.

Die Salamitaktik hilft mir sehr, mich zu überwinden, mit der Arbeit zu beginnen. Gleichzeitig unterstützt sie mich bei der strukturierten Abarbeitung. Mein ehemaliger Chef hat immer gesagt: “Lasst uns erstmal den Elefant in Scheiben schneiden!”. Das hat sich in mein Gedächtnis eingebrannt.

Systeme

Die Ivy Lee Methode oder 25.000 Dollar Methode soll zu mehr Produktivität führen, indem du ganz einfach die folgenden Schritte durchführst:

Ivy-Lee-Methode oder 25.000 Dollar Methode (Quelle: Karrierebibel.de)

1. Erstelle eine Liste mit Aufgaben für den nächsten Tag.
2. Sortiere die Aufgaben nach absteigender Priorität.
3. Erledige die oberste Aufgabe ohne dich ablenken zu lassen.
4. Erledigte Aufgabe streichen, ggf. neue Aufgaben hinzufügen und Prioritäten aktualisieren.
5. Erledige die nacheinander die nächsten Aufgaben ohne dich ablenken zu lassen.
6. Überführe am Tagesende die nicht erledigten, aber weiterhin wichtigen Aufgaben, in die Aufgabenliste für den nächsten Tag.

Falls du eine Aufgabe über viele Tage mitziehst, solltest du noch einmal hinterfragen, ob diese wirklich Priorität hat oder eventuell gelöscht oder zumindest delegiert werden kann.

Die Getting Things Done (GTD) Methodik stammt von David Allen. Man geht davon aus, dass es umso schwieriger ist, sich zu konzentrieren und zu entscheiden, woran man arbeiten will, je mehr Informationen man im Kopf hat. Außerdem führt dieser Zustand von Unsicherheit über Stress bis hin zu Überwältigung. Das Ziel der Methode ist es, weniger zu grübeln und stattdessen ins Handeln zu kommen.

Getting Things Done (Quelle: todoist.com)

Die GTD-Methode sieht folgende Schritte vor:

1. Sammeln: Schreibe alles auf, was dir durch den Kopf geht.
2. Kategorisieren: Kläre, was mit den einzelnen Punkten zu tun ist. Resultiert daraus eine Aufgabe? Handelt es sich um eine wichtige Notiz oder einen Termin? Kann der Punkt gelöscht werden?
3. Einsortieren: Überführe die Punkte an ihren ordnungsgemäßen Platz. Priorisiere deine Aufgaben ein, hinterlege deine Notizen, speichere dir wichtige Ereignisse und Dateien ab.
4. Überprüfen: Schaue deine Listen regelmäßig durch und überprüfe, ob die Einträge weiterhin Relevanz besitzen.
5. Umsetzen: Jetzt hast du einen Plan! Nun mache dich daran und arbeite die Punkte nach Priorität ab.

Zusammenfassung und Fazit

Das waren meine Methoden für das effektive Zeitmanagement. Ich hoffe, du kannst etwas für dich mitnehmen und siehst, dass es gar nicht so kompliziert ist. Anzufangen ist der wichtigste Schritt. Anschließend kannst du dich in kleinen Schritten stetig verbessern.

Sich im stressigen Projektalltag Zeit für Zeitmanagement zu nehmen, ist vergleichbar mit Zeit für Dokumentation in der Softwareentwicklung zu nehmen, wenn eine Aufgabe schnell erledigt werden muss. Du denkst, dass dies etwas sei, für das gerade keine Zeit ist oder das du weglassen kannst, um Zeit zu sparen. Am Ende fällt es dir aber in den meisten Fällen auf die Füße. Nimm dir deshalb ganz bewusst die Zeit für Selbstorganisation - gerade wenn es mal wieder sehr turbulent zugeht.

Quellen

1. Karrierebibel: Zeitmanagement
2. Karrierebibel: Selbstmanagement
3. Karrierebibel: Prioritäten setzen

Methoden

1. SMART Methode
2. Eisenhower Matrix
3. ABC Analyse
4. 2-Minuten-Regel
5. Time Boxing
6. Eat the frog
7. Singletasking
8. Salami Taktik
9. Ivy Lee Methode
10. Getting Things Done (GTD)

Bildverweise

1. Titelbild von Mille Sanders auf Unsplash
2. Grafische Erklärung der Eisenhower Matrix
3. Grafische Erklärung von Singletasking
4. Grafische Erklärung der Ivy-Lee-Methode
5. Grafische Erklärung von Getting-Things-Done